小売業における店舗の要員・シフト管理の目的は、営業時間中に必要な業務を遂行し、サービス品質を維持するために、適正なスキルを持った店舗スタッフ体制を確保・維持することです。
要員・シフト管理の内容としては、必要人員の計画、シフト作成・調整、勤務実績の把握、実績の活用に分けられます。
・必要人員の計画
店長などの店舗責任者が、過去の実績を基準に、営業時間、時間帯別の来店予測、販促予定や作業量を踏まえて、必要な人数と技能を見積もります。実績のない新規店舗では、出店時の計画等を基準とします。
・シフト作成・調整
店長などの店舗責任者は、必要な配置人数と担当業務に対し、各従業員の休日・休暇、勤務可能日などを踏まえてシフト表を作成します。シフト表には、従業員ごとの勤務日、勤務時間帯、勤務店舗などを記載します。必要に応じて本社店舗運営部が配置状況を確認し、不足があれば店舗間の応援を調整します。
シフト確定後に欠勤や繁忙による変更が必要になった場合は、従業員と調整して配置を見直します。企業によっては、確定前に本部の承認を受ける運用もあります。
・勤務実績の把握
勤務実績の把握の目的としては、まず、労基法上求められる労働時間の把握があります。始業と終業時間の記録、休憩、残業、打刻漏れや予定との差異を確認して勤務実績を確定する必要があります。店長が打刻記録と実際の勤務状況を確認し、本部の担当部署と連携して勤務実績を確定します。
そして、この勤務実績が給与計算のための基礎データとなります。店舗別損益管理を実施している場合、店舗人件費に連動します。店舗間の応援を実施している場合、応援に基く店舗間の人件費の振替を行うことで店舗別損益に反映します。
勤務実績の管理方法としては、紙のタイムカードに各従業員が、出勤・退勤の都度時間を打刻する方法、電子タイムレコーダーまたは、PCにより出退勤を登録する方法などがあります。
店舗スタッフにとって、給与の支給に伴うミスは士気に大きく影響し、顧客サービスの低下につながりかねません。店長などの店舗責任者は内容チェックを十分に行い、ミスを事前に防ぐ方策が有効となります。
・実績の活用
小売事業では、店舗人件費は店舗収益を左右する重要な費用であり、売上と人員配置がバランスしていないと店舗収益に影響します。
時間帯別の売上や作業量、サービス水準と人員配置を併せて検証して、配置計画の改善に活用します。