購買（調達）管理システムは、資材、部品、外注加工などの調達活動を円滑かつ適切に運営するための管理システムで、生産管理システム、在庫管理システムと密接に連携しています。
システムの構成としては、大きくは、発注管理、仕入管理、債務管理に分かれます。
【発注管理】
発注管理の前段階として、生産管理システム、在庫管理システムからの流れを整理します。
生産管理システムでは製品と部品との構成関係を示した部品表マスタを使用し該当製品の製造に必要な原材料・部品の所要量計算を行います。そして、在庫管理システムの在庫数量を加味した結果として、購買（調達）管理システムでは、主として生産計画に基づく購入要求データを受け取ります。
資材・仕入先マスタ情報からの発注時の最低発注数、入荷リードタイム、単価、納期、納品場所等の情報が加えられ、発注データが作成され、発注情報が一元管理されます。そして、その後の仕入処理、支払処理と連携する基本データとなります。
発注データには、発注担当者、部署、仕入先、発注日、発注品目、数量、単価、金額、納期、納品先などの項目が含まれます。発注データは、その後の業務につながっていきますので、その精度は重要になります。
登録内容の確認・承認により、発注書が出力され、仕入先・外注先（サプライヤー）に送付されます。仕入先・外注先（サプライヤー）とEDI(Electronic Data Interchange：電子データ交換）やクラウド連携等によりネットワーク化されていれば、発注書送信や納期回答などの電子データ交換が可能になります。
仕入先・外注先（サプライヤー）との間では、発注時に採番される発注番号、自社から見ると注文番号（略して注番）が、納期確認や問い合わせなど、取引先との情報の問い合わせ対応などやり取りに際してのキー情報（識別子）となり重要な情報となります。
【仕入管理】
仕入先・外注先（サプライヤー）からの納品に際しては、納期予定日別にリスト出力した入荷予定一覧が活用されます。注番（発注番号）を識別子として、発注データが参照され、受入処理が行われます。そして、受入検査（品質確認）を経て、資材部で数量・金額を確認し、検収処理を行います。検収処理により、会計システムへ連携して仕入計上を行います。
受入、検収処理の効率化と精度向上を目的に、仕入先・外注先（サプライヤー）に依頼し、納品書に注番バーコードを印字してもらい、バーコードを読み取ることにより、伝票入力のミス防止と照合作業の効率化をはかる例もあります。
通例でない処理、発注数に至らず分割して納品する分納、発注数を超える入荷である過納、仕入返品などの処理に対応する機能を保有します。
発注データに対して受入処理がされていない未入荷データは発注残として把握され、発注残リストに出力されます。また、受入処理は完了しているものの検収処理が完了していない情報は受入済み未検収分としてリスト出力され管理されます。
外注加工先からの支給品の受入については、有償支給の場合と無償支給による場合とがありますが、取扱区分を設けて管理が行われます。受入処理としては、資材の入荷・検収に準じた処理となります。支給品は支給倉庫からの出庫データとして在庫・原価管理と連携します
【債務管理】
資材部は請求書の妥当性を検証するために、仕入先・外注先（サプライヤー）から送付される請求書をもとに、検収にもとづいてシステム入力された検収データとの照合を行います。仕入先・外注先（サプライヤー）からEDIやクラウド連携等により請求データを入手できれば、システムで自動照合処理が行えますが、入手できない場合は、請求書とマニュアル照合を行うことになります。
仕入先・外注先（サプライヤー）から請求データを受け取り方法ではなく、自社の仕入認識額のみ支払い、その明細を送付するという方法もありますが、その場合、買掛データにもとづき支払通知書が作成されます。
請求額の検証を完了して支払確定処理を行い会計システムへの買掛計上を行います。
支払先マスタによる支払先情報、支払締日、支払サイト、支払方法に従い支払データが作成され、振込みの場合はインターネットバンキング等の電子送金システムへ振込データを連携します。一方、買掛・未払データは会計システムに取り込まれます。
仕入の内容確認および支払対象の確定は資材部が行い、その後の支払実務と会計処理は経理が担当します。
【その他】
輸入仕入が伴う場合は、輸入業務固有の機能が必要なため、輸入システムとして別のサブシステムから構成されるか、購買（調達）管理システムがこうした機能を保有することになります。輸入取引に伴う外貨換算、Purchase Order等のドキュメントの作成、L/C（信用状）管理、仕入諸掛の原価集計などが輸入業務固有の機能となります。
なお、輸入時に発生する関税・運賃・保険料などの諸掛を原価として集計し、製品原価へ反映します。
